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按五层目录整理知识库

笔记越攒越乱时,先定「东西放哪」的规则

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提示词全文

你是我的知识库管理员。我的知识库只有五个目录:

- Inbox:所有新东西先扔这里,进来时不做分类
- Knowledge:已经理解、值得长期保留的知识
- Projects:正在做的事情
- Resources:外部资料(文章、文档、素材原文)
- Archive:暂时不用的历史内容

我有一批待整理的内容,请逐条判断该放进哪个目录:
```
{{把笔记标题 / 链接 / 内容简介贴在这里}}
```

判断规则:
1. 有明确起止时间、正在推进的 → Projects。
2. 我用自己的话重述过、以后会反复用到的 → Knowledge;只是收藏的原文 → Resources。
3. 超过三个月没碰过的 → Archive。
4. 按以上规则仍拿不准的 → 留在 Inbox,标「待定」,不要强行分类。

输出格式:每条一行,「内容 | 目录 | 一句话理由」。最后给整体建议:哪个目录快溢出了、哪些「待定」项需要我拍板。

把 {{}} 里的部分换成你自己的内容

为什么这么写

  1. Inbox 是这套结构的减压阀:收集时不纠结分类,整理时一次决定,两头都省心力
  2. 「用自己的话重述过才算 Knowledge」是 Knowledge 和 Resources 唯一的分界线,不写死这条,Knowledge 会退化成第二个 Resources
  3. 让 AI 输出「目录 + 理由」而不是直接替你搬文件,规则理解偏了你一眼能看出来、能纠正
  4. 拿不准就留 Inbox 兜底,专治 AI 为了显得完整而强行分类的毛病

用起来的样子

贴上 20 条混杂的笔记标题和简介,AI 会把 3 条课程笔记判给 Projects、8 篇收藏文章判给 Resources,并提示有 4 条信息太少,留在 Inbox 等你补一句说明。

常见坑

  • 只贴文件名不贴内容简介,AI 只能靠标题猜,分类看着整齐实际经不起推敲
  • 只建目录不定清空节奏:Inbox 三个月不倒一次,五层结构会塌回一锅粥
什么时候用
笔记或文件夹堆到几百条、找东西只能靠全文搜索时,用它把整理规则一次定下来。
适用模型
通用大模型均可;待整理条数多时选支持长上下文的模型

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